ОТЧЕТ 
о результатах деятельности управления делопроизводства и документационного контроля Администрации города Иванова за 2017 год

I. Отдел делопроизводства

За 2017 год в Администрацию города Иванова на имя Главы города Иванова 
и заместителей главы Администрации города Иванова поступило 11 391 обращение (в том числе 186 обращений на оказание муниципальных услуг) и запросов от юридических лиц (9071 – за 2016 год в целом). 
Среди обращений преобладают:
 - вопросы землепользования (выдача разрешений на строительство, аренда, использование земельных участков) - 39%;
 - вопросы коммунального и дорожного хозяйства - 31%;
 - социально-экономические вопросы - 30%.
Наибольшее количество вопросов связано с некачественным исполнением обязанностей управляющими компаниями и обслуживающими организациями, предоставлением коммунальных услуг ненадлежащего качества, содержанием общего имущества многоквартирных домов, длительным отсутствием капитального и текущего ремонтов жилых домов, оформлением правоустанавливающих документов земельные участки, переселением граждан из аварийного и ветхого жилья, благоустройством дворов и улиц, транспортным обслуживанием населения – вопросы сервиса, удобства 
и безопасности пассажирских перевозок. 

График наиболее частых вопросов по обращениям от юридических лиц за 2017 год

Из общего количества поступившей через отдел делопроизводства 
в Администрацию города Иванова корреспонденции более половины составляют запросы 
и инструктивные письма из вышестоящих организаций: из Правительства Ивановской области, от  депутатов Ивановской областной Думы, депутатов Ивановской городской Думы, исполнительных органов государственной власти Ивановской области, 
а также федеральных министерств, ведомств и других вышестоящих организаций, - 7020 документов, что составляет 61,62% от всей поступившей корреспонденции (для сравнения – в 2016 году – 3446 (50,54%).

За 2017 год зарегистрировано 2945 исходящих документа (в 2016 году - 3512). Зарегистрировано 673 поручений Главы города Иваново.
Еженедельно на регулярной основе осуществляется рассылка напоминаний 
о сроках исполнения поручений и документов в рамках осуществления контроля 
по исполнительской дисциплине. За истекший период проведено 4 совещания 
по исполнительской дисциплине под председательством руководителя аппарата Администрации города Иванова.
По итогам 2017 года наблюдается общий рост показателей исполнительской дисциплины по сравнению с началом года на 60%.

II. Отдел по работе с обращениями граждан

Рассмотрение обращений граждан в Администрации города Иванова осуществляется на основании Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа 
к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Закона Ивановской области от 31.01.2012 № 4-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращение в Ивановской области», Порядка рассмотрения обращений граждан в Администрации города Иванова, утвержденного распоряжением Администрации Иванова от 12.07.2010№ 309р. 
Количество письменных обращений граждан на имя Главы города Иванова 
и заместителей главы Администрации города Иванова за 2017 год составило 9289 обращений (в 2016 году – 8856 обращений), из них поступило через вышестоящие органы, общественные организации, средства массовой информации 3397 обращения 
(3672 обращений в 2016 году), лично от граждан – 5892 обращения (4979 обращения 
в 2016 году).
Обращения граждан содержат 12000 вопросов. Наибольшее количество обращений жителей города Иванова связано с вопросами жилищного хозяйства (3890 вопросов), вопросами коммунального и дорожного хозяйства (2124 вопроса), архитектуры и градостроительства (3073 вопроса) и вопросами землепользования (1462 вопроса).
Из указанных обращений граждан в 256 обращениях их авторы поднимают вопросы качества товаров, работ и услуг, в основном касающиеся качества оказания услуг в сфере жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства, дорожного хозяйства, 
а также вопросы качества товаров народного потребления и деятельности предприятий сферы общественного питания (список обращений прилагается).

Тематика вопросов в письменных обращениях граждан,
поступивших в Администрацию города Иванова за 2017 год (%)

Всего в своих обращениях гражданами было поставлено 10 037 вопроса, из них 
1108 вопросов удовлетворены (14,91 % от общего количества поставленных вопросов), по 8778 вопросам  разъяснено (84,05 %), по 151 вопросу, поставленному в обращениях, отказано (1,04%).

Итоги рассмотрения вопросов, поставленных в обращениях,
поступивших в Администрацию города Иванова за 2017 год

Право граждан на обращение может быть реализовано в ходе личного приема:

Принято граждан на личном приеме Главой города Иванова
и заместителями главы Администрации города Иванова
за 2017 год

	2017 год	2016 год	
Глава города Иванова 	68	59	
Заместители главы Администрации города Иванова	253	217	

На личный прием к Главе города Иванова и заместителям главы Администрации города Иванова граждане чаще всего обращаются по вопросам коммунального 
и жилищного хозяйства, архитектуры и градостроительства, имущественных отношений граждан.
Глава города Иванова и заместители главы Администрации города Иванова, руководители структурных подразделений Администрации города Иванова проводят личные приемы граждан в соответствии с графиком приема граждан в Администрации города Иванова, утвержденным Главой города Иванова. Личные приемы граждан Глава города Иванова в соответствии с утвержденным графиком (в здании Администрации города Иванова (пл. Революции, д. 6, к. 104). На личном приеме Главы города Иванова рассматриваются вопросы повышенной сложности, которые зачастую невозможно решить на уровне руководителей структурных подразделений Администрации города Иванова 
и заместителей главы Администрации города Иванова. Речь идет о вопросах предоставления жилья, выселения из жилых помещений, расселения ветхого и аварийного жилья, представления земельных участков, предпринимательской деятельности.
Обращения граждан в Администрацию города Иванова поступают также на официальный сайт администрации города Иванова в сети Интернет через «Электронную приемную». 
Количество электронных обращений составляет примерно половину от количества всех письменных обращений, поступивших в адрес руководства Администрации города Иванова.

III. Сектор документационного контроля

Сектором документационного контроля Управления в течение указанного периода велась планомерная работа по подготовке проектов поручений Главы города Иванова 
на обращения и запросы юридических лиц, а также по подготовке Главе города Иванова предложений о постановке на контроль и снятии с контроля, продлении сроков или принятии дополнительных мер по исполнению правовых актов, поручений.
За истекший период подготовлено 1750 проектов поручений Главы города Иванова, в том числе с постановкой на контроль 1680 поручений Главы города Иванова; впоследствии снято с контроля (выполнено) – 1405 поручений.

IV. Муниципальный архив

В соответствии с поставленными задачами муниципальным архивом города Иванова (далее - Архив) за 2017 год проведена следующая работа.
На хранение в Архив принято 1099 дел (в 2016 г. - 994) (из них – 743 дела постоянного срока хранения). 

В результате введения процедуры конкурсного управления руководством ОАО «ГУО ЖХ № 7» принято решение о сдаче на  муниципальное хранение документов по личному составу муниципальных предприятий жилищного хозяйства города за 2010-2013 годы в Архив. 

В 2017 году упорядочено и включено в описи и утверждено экспертно-проверочной комиссией Департамента культуры и туризма Ивановской области 1522 
(в 2016 году – 1320) дел постоянного срока хранения органов местного самоуправления, 
а также 477 дел по личному составу.
В 2017 году в программный комплекс «Архивный фонд», осуществляющий государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и являющийся автоматизированной справочной системой, занесено 1099 (в 2016 году - 994) единиц хранения.                     По состоянию на 01.01.2018                             в информационную базу включены 41803 (в 2016 году – 40780) единиц хранения. 
В соответствии с паспортом Архива объем архивных документов, находящихся на хранении в Архиве составляет 41803 (в 2016 году – 40780) единиц хранения.
В 2017 году продолжено информационное взаимодействие между Управлением Пенсионного фонда Российской Федерации в городских округах Иванове, Кохме 
и Ивановском муниципальном районе (далее – Управление ПФР) и Архивом. В рамках данного взаимодействия обеспечивается обмен юридически значимой информацией (документами) социально-правового характера в электронной форме для обеспечения реализации гражданами своих пенсионных прав с использованием программного комплекса VipNet (с функциями шифрования и электронной подписи). В течение года поступило 769 запросов (в 2016 году – 254) от Управления ПФР в электронном виде.
Всего за отчетный период было исполнено 3038 (в 2016 году – 2691) запросов граждан, Управлений ПФР, органов социальной защиты и судов, органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, касающихся подтверждения трудового стажа, размера заработной платы, а также о праве собственности, выделении земельных участков, изменении формы собственности организаций (учреждений), утверждении актов приемки объектов жилья, опеке и попечительстве, строительстве, приемке в эксплуатацию, аренде, присвоении адресной части, по вопросам землеустройства, образования и ликвидации организаций и т.д.
В течение года проводился комплекс работ по электронному копированию наиболее используемых архивных документов (постановления и распоряжения Администрации города Иванова). За отчетный период переведено в электронный вид, зашифровано и занесено в электронный фонд пользования «Муниципальный архив» 10500 электронных копий документов.
Во исполнение распоряжений Администрации города Иванова от 25.07.2017 
№ 306-р «О создании ликвидационной комиссии, о порядке и сроках ликвидации управления архитектуры и градостроительства Администрации города Иванова» 
и от 20.07.2017 № 299-р «О создании ликвидационной комиссии, об утверждении порядка и сроков ликвидации управления по делам наружной рекламы, информации и оформления города Администрации города Иванова» специалистами Архива проведен комплекс работ по приему и обработке документов от ликвидируемых управлений. 
Внесены изменения в следующие нормативные, правовые акты Администрации города Иванова:
постановление Администрации города Иванова от 05.12.2017 № 1672 «О внесении изменения в постановление Главы города Иванова от 18.10.2006 № 2994 «О списке организаций-источников комплектования муниципального архива города Иванова»;
распоряжение Администрации города Иванова от 19.12.2017  № 550-р  «О графике упорядочения и передачи документов организаций-источников комплектования 
в муниципальный архив города Иванова в 2018 году»;
постановление Администрации города Иванова от 17.03.2017 № 337 «О внесении изменений в административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (заявлениями) по документам архивных фондов»;
распоряжение Администрации города Иванова от 25.12.2017 № 567-р «О внесении изменения в распоряжение Администрации города Иванова от 02.06.2017 № 227-р 
«Об утверждении Положения об управлении делопроизводства и документационного контроля Администрации города Иванова»;
постановление Администрации города Иванова от 22.01.2018 № 47 «О внесении изменения в административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов юридических и физических лиц в соответствии с их обращениями (заявлениями) по документам архивных фондов».
В течение года Архив ежемесячно представлял для размещения на официальном сайте Администрации города Иванова календарь памятных дат города Иванова, обновлялась информация, размещенная на странице Архива на сайте Администрации города Иванова.
К 100-летию Великой Октябрьской социалистической революции сотрудниками Архива подготовлена статья, посвященная хронологии событий тех дней, по страницам печатных изданий. В работе были использованы документы ГБУ «Государственный архив Ивановской области», периодические издания. Наиболее интересная информация была размещена на сайте Администрации города Иванова для широкого круга читателей.